企业要上ERP系统，企业数字化转型，那最基础最重要的工作首先就是要对所有物料进行物料编码。

一．物料编码原则

物料编码，相当于给所有的物料每一种规格型号一个唯一的“身份证”。区别是身份证号对应的是人，物料编码对应的是料；每个身份证号对应一个人，而每个物料编码对应的是一种物料。

所以，物料编码就是这个每种型号物料的唯一的一个识别码。没有这个识别码，电脑ERP系统无法对物料进行准确识别，后续的运行也就进行不下去了。所以，企业在上ERP系统之前，就应该把企业所有用到的原材料，半成品，成品每种规格型号，进行一个唯一性的编码。

编码方法，样式有很多，编码规则很多，由企业根据自己需要来制定规则。但是万变不离其宗，最重要的原则就是不会产生混淆，确保唯一性；符合企业实际，易于辨识，记诵；编码长短适中，长短一致；尽量科学合理，保证推广使用成功。

一般编码要遵循以下原则：

1. 尽量利用原有编号。

企业在上ERP系统之前，可能已经存在物料代号，甚至有一些编号规则。运行多年。这么多年来对物料型号已经在使用着一套自己的命名规则，在编码时要充分考虑到这个实际，优先将原先的规格型号名称融合进去，甚至照搬，使原先编号成为新编号的一个字段。

这样前后衔接，新旧交替会顺畅很多。因为这套型号名称，企业已使用多年，大家都已经习惯，易于记忆，书写，也易于互相传诵沟通；其中的一些漏洞，缺点，已经在多年的使用中更正，优化了，所以这点要优先考虑。切记全部推翻一切重来。

2. 编码长短适中，长短一致，宁短勿长。

编码如果较长，好处是容易编码，能体现的物料特征较多。缺点是编码过长，不利于书写，记忆，降低了工作效率，同时容易写错记错；一般来说，编码长度，包含数字，字母，字符，总共不要超过9位。 在可能的情况下，宁短勿长，越短越好。

同时，编码的层次也不宜过多，按经验来说，一般不要超过5层。如果部门层次超过5层，这个编码就比较复杂了，而且编码长度往往超过了9位。

这样的编码，将大大增加记忆，书写，输入，交流，使用的难度，降低相关工作效率。实不可取的。

所以，这里就非常考验编码者的智慧，既要将需体现的物料特征通过编码体现出来，使其在名称上不与其他物料混淆，保证其唯一性且清晰；又要适当作出取舍，使编码尽可能短小简单，使其易记易写；同时，还要遵照设定的编码规律，使其有规可循，容易联想记忆。这就需要精心分析，全盘考量，巧妙设计。

3. 编码规则尽量科学，合理。

越科学合理，编码容易记住，后续容易推广，编码越不易编错；既减少编码工作量，又使编码规范合理，编码工作容易取得成功。

这就需要编码工作组花时间调查，分析，论证，尝试，最后拿出最优编码方案。

编码规则一旦确定，编码一旦开始，一旦导入系统，要修改就相当费功夫了。

4. 编码规则要为以后的发展变化留下空间，方便后续物料种类的不断增加。

5. 同种物料不同厂商供货，是否需要要分别编码？需要

这里有一个一些工厂经常遇到的问题：一种物料，物料种类，规格型号，质量等级等所有因素都全部相同，但是由不同的厂商供应，导致它的某些特征或者质量稍微有些不同，最终成品会有细小差别，公司在使用时也区分使用，这种情况下，这种物料的物料编码是否还需要加上供应商标识吗呢？

加吧，本来的编码长度已经比较长了，加一个识别码又要占宝贵的号段资源；不加吧，两种物料必然混淆，导致后续物料及账务混乱。

这种情况下，标识码必须要加的。虽然是同种物料，既然工厂已经将其认为是两种物料，就要加上标识吗区分，才能保证物料编码的唯一性，不至于导致后续混乱。

二． 关于编码小组的构成。

1. 成立编码小组

从以上5条编码原则可以看出，企业进行物料编码工作，是一个技术性强，工作量大，协调沟通工作比较多的工作，一般要进行1-3个月，所以在企业上ERP之前，就要成立专门的物料编码小组，来推动/完成此项工作。

2. 编码小组人员构成

一定要是非常熟悉企业物料，并且能通盘考虑问题，有一定资历的员工来完成这项工作不可。一般是研发设计，计划物控，仓储品质等部门的领导和资深员工来担任编码小组成员，企业的IT/ERP维护人员为当然成员，ERP软件公司至少1名技术员加入，负责对接和指导协助。

ERP软件的供应商的技术人员要及早介入，进行指导。如果到后期，发现编码的缺陷，与ERP的不匹配，再进行修改，工作量就很大了。

组长：由计划物控部物控主管或者研发部/工程部相关负责人担任组长，负责领导推动此工作并与软件公司协调对接。需有一定领导协调能力。最终目标是ERP上线导入前完成编码工作。

3. 资源保障

编码小组都为兼职人员，平时都有自己工作，也比较忙。所以编码工作只能利用工余时间完成，必要时需要加班（比如前期，中期调研分析讨论，决定规则，人员分工；后期的汇总对接，测试等等都需要全组同时全员参与）

小组成立，当然会产生一定费用，这些是企业管理及ERP导入必要的开支，由企业负责。

小组要有工作推进计划，在这1-3个月内，分成各阶段，每个阶段完成什么工作，仔细调研，合理分解，责任到人，合理分工，团结协作。

小组形成定期的会议机制，至少每周一次是必要的，每次会议先确认各人手上工作进度，遇到问题困难及请求协助的地方，研究解决各人手上问题，调整/确认下周工作安排。

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